Resolução 76, de 30-7-2012

Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, no âmbito da Secretaria da Educação, e dá providências correlatas

O Secretário da Educação, considerando:

- que as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, constituídas nos termos do disposto no Decreto 29.838, de 18.4.1989, nas secretarias de estado, passaram a denominar-se Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, por força do disposto no artigo 11 do Decreto 58.052, de 16.5.2012;

- a importância de implementar a política de gestão documental na Secretaria da Educação e de identificar e classificar dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderante para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto 58.052/12, que regulamenta a Lei federal 12.527, de 18.11. 2011, que regula o acesso à informação; e

- a implantação da nova estrutura da Secretaria da Educação reorganizada pelo Decreto 57.141, de 18.7.2011, e a necessidade de atualizar a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, à vista da legislação vigente,

Resolve:

Artigo 1º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, diretamente vinculada ao Gabinete do Secretário, será integrada pelos servidores a seguir indicados, na seguinte conformidade:

I – responsáveis pela coordenação dos trabalhos, na condição, respectivamente, de titular e suplente:

a) Dione Maria Whitehurst Di Pietro, RG 4.238.500.3,

b) Edson de Souza Cavalcante, RG 22.489.536-9

II – demais membros:

a) Ana Maria Gonzaga Mendanha, RG 4.737.460

b) Alexandre de Andrade, RG 29.264.845-5

c) Aparecida Manharelo Gimenez, RG 4.746.716-2

d) Cláudia Chiaroni Afuso, RG 13.454.606-4

e) Elisabete Marcolino Meirelles, RG 11.493.718-7

f) Laneir Garcia Gonzales, RG 5.784.634-0

g) Sílvio Luiz Ventavele da Silva, RG 44.018.574-9

h) Marcia Delma Pace Delgado, RG 7.790.275

i) Margaret Cruz, RG 8.947.787

j) Maria Nicia Pestana de Castro, RG 4.209.631.5

k) Neusa Maria Ramos Tobias, RG 16.354.110

l) Pedro Bernardes Magalhães, RG 4.792.941-8

m) Pedro Leite Pimentel, RG 29.200.376-6

Artigo 2º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:

I - Quanto à política de gestão documental:

a) atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;

b) elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Secretaria da Educação, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;

c) orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;

d) consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;

e) comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental da Secretaria da Educação;

f) planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;

g) coordenar e providenciar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto 48.897, de 27.8.2004, e da Instrução Normativa APE/SAESP 02, de 2.12.2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;

h) propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;

II - Quanto à política de acesso:

a) orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações da Secretaria da Educação, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;

b) realizar estudos, sob a orientação técnica da Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do Departamento de Gestão do SAESP, visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais desta Pasta;

c) encaminhar ao Secretário da Pasta a tabela mencionada na alínea anterior, bem como as normas e procedimentos visando à proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;

d) orientar o órgão sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;

e) comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;

f) propor ao Secretário da Pasta a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;

g) manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;

h) atuar como instância consultiva do Secretário da Pasta, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;

III - informar ao Secretário da Pasta a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;

IV - manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades- Meio, oficializada pelo Decreto 48.898/04, sob o código de classificação 06.01.06.01.

§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como criar subcomissões e grupos de trabalho.

§ 2º - Serão criadas subcomissões, sempre que necessário, vinculadas à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, sob orientação técnica desta, para dar continuidade aos procedimentos que vêm sendo adotados pela Pasta, referentes ao assunto.

Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica da Pasta sobre definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 5º - À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do artigo 6º, inciso XII, do Decreto 22.789, de 19-10-1984, caberá o reexame, a qualquer tempo, da Tabela de Temporalidade de Documentos, dados e informações sigilosas e pessoais desta Secretaria de Estado.

Artigo 6º - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA exercido por seus integrantes não será remunerado e será prestado sem prejuízo das atribuições inerentes ao cargo ou função que ocupem, sendo considerado serviço público relevante.

Artigo 7º - Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação, ficando revogada a Resolução SE 90, de 29.9.2004.

Notas:

Decreto nº 29.838/89, à pág. 83 do vol. XXVII;

Decreto nº 58.052/12;

Decreto nº 57.141/11;

Decreto nº 48.898/04, à pág. 91, do vol. LVIII;

Decreto nº 22.789/84, à pág. 125 do vol. XVIII;

Lei Federal nº 12.527/11;

Revoga Res. SE nº 90/04.

Alterada pela Res. SE 10, de 17-2-2017